Vòng quay hàng tồn kho cho biết trong một kỳ, lượng hàng trong kho được bán hết và thay mới bao nhiêu lần; số ngày tồn kho cho biết trung bình một món hàng nằm trong kho bao lâu trước khi bán được. Cách tính thông dụng: vòng quay bằng giá vốn hàng bán trong kỳ chia tồn kho bình quân tính theo giá vốn; số ngày tồn kho bằng số ngày trong kỳ chia vòng quay.
Hai con số này trả lời câu hỏi mà chủ cửa hàng nào cũng hỏi: tiền của mình đang nằm ở đâu. Bài viết cho người quản lý kho, chủ cửa hàng bán buôn bán lẻ và kế toán kho, tập trung vào việc đọc và diễn giải số. Phần kiểm kê, xử lý hàng chậm luân chuyển và đặt điểm đặt hàng lại đã có ở trang AI Kiểm Soát; phần làm sạch tệp xuất từ phần mềm kho thuộc trang AI Dữ Liệu.
Cách tính vòng quay và số ngày tồn kho, với một ví dụ
Ví dụ giả định: một cửa hàng vật liệu điện nước trong năm có giá vốn hàng bán khoảng 2,4 tỉ đồng. Giá trị tồn kho theo giá vốn cuối mỗi tháng dao động quanh 600 triệu, trung bình mười hai tháng đúng 600 triệu. Vòng quay hàng tồn kho là 2,4 tỉ chia 600 triệu, bằng 4 vòng một năm. Số ngày tồn kho là 365 chia 4, khoảng 91 ngày.
Diễn giải bằng lời thường: trung bình một món hàng nhập về nằm trên kệ khoảng ba tháng mới bán được, và cửa hàng luôn có khoảng 600 triệu tiền vốn nằm dưới dạng hàng. Nếu rút được số ngày tồn kho xuống còn 60 ngày mà doanh số không đổi, lượng vốn nằm trong kho giảm còn khoảng 400 triệu; 200 triệu kia có thể dùng vào việc khác hoặc bớt vay.
Vì sao dùng giá vốn mà không dùng doanh thu? Vì tồn kho được ghi theo giá vốn. Lấy doanh thu chia tồn kho theo giá vốn là chia hai thứ khác đơn vị, ra vòng quay cao hơn thực tế đúng bằng phần chênh giữa giá bán và giá vốn. Đây là lỗi rất hay gặp khi nhờ AI tính mà không nói rõ cột nào là giá vốn.
Vì sao dùng tồn kho bình quân mà không dùng tồn cuối kỳ? Vì tồn cuối năm của nhiều ngành rất khác giữa năm. Cửa hàng nhập dồn hàng trước Tết hoặc xả kho cuối năm sẽ có số tồn cuối kỳ không đại diện. Bình quân của mười hai tháng, hoặc ít nhất của đầu kỳ và cuối kỳ, phản ánh sát hơn.
Bốn lỗi khiến con số vòng quay đẹp giả hoặc xấu oan
Lấy doanh thu thay giá vốn. Như trên, lỗi này thổi phồng vòng quay. Khi so với một ngưỡng tham khảo nào đó, hãy chắc chắn ngưỡng đó cũng tính theo giá vốn.
Gộp mọi nhóm hàng thành một con số. Một cửa hàng bán cả dây điện bán nhanh và bồn cầu bán chậm, gộp lại ra con số ở giữa, không đúng với nhóm nào. Quyết định nhập hàng nằm ở cấp nhóm, nên phân tích cũng phải ở cấp nhóm.
So hai kỳ có mùa vụ khác nhau. Vòng quay quý cao điểm xây dựng và quý mưa bão không so trực tiếp được. So cùng kỳ năm trước, hoặc dùng số của mười hai tháng gần nhất cuộn dần.
Tính cả hàng ký gửi, hàng đã bán chưa giao. Hàng ký gửi không phải vốn của bạn; hàng đã xuất hoá đơn nhưng khách chưa lấy không còn là hàng tồn để bán. Để lẫn vào làm vòng quay lệch, và tệ hơn là làm bạn đặt hàng sai.
Tách theo nhóm hàng: câu chuyện thật nằm ở đây
Cùng cửa hàng trong ví dụ giả định, tách bốn nhóm hàng chính. Số tiền tính theo giá vốn, làm tròn.
| Nhóm hàng | Giá vốn bán trong năm | Tồn kho bình quân | Vòng quay | Số ngày tồn kho |
|---|---|---|---|---|
| Dây và cáp điện | 960 triệu | 120 triệu | 8 | khoảng 46 |
| Ống và phụ kiện nhựa | 720 triệu | 120 triệu | 6 | khoảng 61 |
| Thiết bị vệ sinh | 480 triệu | 240 triệu | 2 | khoảng 183 |
| Đèn và thiết bị chiếu sáng | 240 triệu | 120 triệu | 2 | khoảng 183 |
Tổng các nhóm khớp với con số chung: 2,4 tỉ giá vốn và 600 triệu tồn kho. Nhưng chỉ hai nhóm thiết bị vệ sinh và chiếu sáng đã giữ 360 triệu, tức sáu phần mười số vốn trong kho, trong khi chỉ mang lại 720 triệu giá vốn bán ra, chưa tới một phần ba.
Điều đó không có nghĩa là nên bỏ hai nhóm này. Thiết bị vệ sinh có thể có biên lợi nhuận cao hơn, hoặc là lý do khách ghé cửa hàng. Nhưng nó cho bạn câu hỏi đúng để bàn: nhóm này có cần giữ nhiều mẫu đến vậy không, có mẫu nào bày một chiếc và đặt theo đơn được không.
Vòng quay cao chưa chắc tốt: đặt cạnh tỉ lệ hết hàng
Nếu chỉ nhìn vòng quay, cách dễ nhất để có con số đẹp là nhập thật ít. Kho mỏng thì vòng quay cao, nhưng khách đến hỏi hàng thì không có. Vì vậy vòng quay luôn phải đọc cùng một chỉ số đo mức phục vụ, phổ biến nhất là tỉ lệ hết hàng: trong kỳ, có bao nhiêu ngày một mặt hàng quan trọng ở trạng thái hết, hoặc bao nhiêu phần trăm đơn hỏi mua không đáp ứng đủ ngay.
Cửa hàng nhỏ thường không ghi lại những lần khách hỏi mà không có hàng, nên chỉ số này hay bị bỏ trống. Cách đơn giản là để một cuốn sổ hoặc một ô ghi chú tại quầy, nhân viên ghi tên mặt hàng mỗi lần phải từ chối khách. Sau một tháng, danh sách đó cùng với số ngày tồn kho cho bạn bức tranh hai chiều: nhóm nào thừa vốn, nhóm nào thiếu hàng.
Khi đưa cả hai loại số cho AI, câu hỏi nên là: "Nhóm nào vừa có số ngày tồn kho cao vừa ít khi hết hàng — nghĩa là có thể giảm tồn? Nhóm nào số ngày tồn kho thấp và hay hết hàng — nghĩa là có thể đang thiếu?" Đặt câu hỏi hai chiều như vậy giúp tránh kết luận một chiều kiểu "giảm tồn kho mọi nhóm".
Một chỉ số bổ trợ nữa là tuổi hàng tồn: chia giá trị tồn kho theo thời gian hàng đã nằm trong kho, như dưới 30 ngày, 30 đến 90 ngày, trên 90 ngày, trên 180 ngày. Nếu phần mềm kho có ngày nhập từng lô, AI có thể lập bảng tuổi hàng này rất nhanh. Phần trên 180 ngày là chỗ nên xem trước.
Nhờ AI phân tích số kho: chuẩn bị và câu lệnh mẫu
Phần lớn phần mềm bán hàng và quản lý kho xuất được báo cáo nhập xuất tồn theo mặt hàng. Giả định tệp đã được làm sạch, các bước dưới đây giúp AI tính đúng.
- Xuất báo cáo nhập xuất tồn theo tháng trong mười hai tháng, mỗi dòng một mặt hàng, có cột nhóm hàng, giá trị tồn cuối tháng theo giá vốn và giá vốn hàng xuất bán trong tháng.
- Che thông tin không cần thiết: tên nhà cung cấp, giá nhập theo hợp đồng riêng, tên khách mua sỉ. Nếu giá vốn là bí mật kinh doanh, có thể nhân mọi cột tiền với cùng một hệ số bí mật; vòng quay và số ngày tồn kho không thay đổi vì là tỉ lệ.
- Câu lệnh mẫu: "Đây là báo cáo nhập xuất tồn mười hai tháng của một cửa hàng vật liệu điện nước. Cột F là giá vốn hàng xuất bán, cột G là giá trị tồn cuối tháng theo giá vốn. Hãy tính cho từng nhóm hàng: giá vốn bán cả năm, tồn kho bình quân là trung bình mười hai giá trị cuối tháng, vòng quay, số ngày tồn kho theo 365 ngày. Sắp xếp theo số tiền tồn kho bình quân giảm dần. Ghi rõ công thức đã dùng."
- Hỏi tiếp: "Liệt kê hai mươi mặt hàng có giá trị tồn bình quân lớn nhất trong nhóm thiết bị vệ sinh, kèm số tháng trong năm có phát sinh bán."
- Kiểm lại: tổng giá vốn bán của các nhóm phải bằng tổng của cả tệp; chọn một nhóm, tự tính tồn bình quân bằng bảng tính và so. Lệch thì chỉ chỗ sai cho AI và yêu cầu tính lại.
Mẹo nhân hệ số bí mật chỉ dùng khi bạn cần tỉ lệ. Nếu cần AI trả lời bằng số tiền thật cho báo cáo, hãy tự nhân ngược lại ở bước cuối trên máy của mình.
Những câu hỏi người quản lý kho nên hỏi mỗi tháng
Phân tích kho không cần làm lớn mỗi lần. Một bộ câu hỏi cố định, chạy lại mỗi tháng, đủ để bạn thấy xu hướng trước khi vấn đề thành tiền mất.
- Số ngày tồn kho của từng nhóm tháng này so với trung bình mười hai tháng: nhóm nào tăng rõ?
- Giá trị hàng có tuổi trên 180 ngày là bao nhiêu, tăng hay giảm so với tháng trước?
- Những mặt hàng bị ghi nhận hết hàng trong tháng, có trùng với nhóm đang có số ngày tồn kho thấp không?
- Lô hàng lớn nhập trong tháng: đã bán được bao nhiêu phần, có khớp với kỳ vọng lúc đặt không?
- Có nhóm nào doanh số giảm mà lượng nhập vẫn giữ như cũ không? Đây là dấu hiệu tồn kho sắp phình.
- Có thay đổi bên ngoài nào cần ghi chú (mùa mưa, công trình lớn trong khu vực tạm dừng, nhà cung cấp đổi chính sách) để giải thích số liệu?
Đưa bộ câu hỏi này cho AI cùng tệp mỗi tháng, yêu cầu trả lời theo đúng thứ tự, mỗi câu kèm số và so với tháng trước. Sau vài tháng, bạn sẽ có một chuỗi báo cáo cùng khuôn, so với nhau dễ dàng.
Trình bày cho chủ cửa hàng: nói bằng tiền và bằng ngày
Chủ cửa hàng ít khi nghĩ theo "vòng quay". Họ nghĩ theo tiền và theo thời gian. Vì vậy khi báo cáo, hãy đổi chỉ số thành câu dễ hình dung: "Hiện có khoảng 600 triệu vốn nằm trong kho, trong đó 360 triệu là thiết bị vệ sinh và đèn, trung bình nằm trên kệ khoảng sáu tháng mới bán được."
Sau câu mô tả là đề xuất, nên ở dạng thử có đo: giảm số mẫu bày trong nhóm thiết bị vệ sinh từ mức hiện tại xuống, chuyển một số mẫu sang đặt theo đơn, theo dõi ba tháng xem doanh số nhóm có giảm không và số ngày tồn kho giảm bao nhiêu. Cách viết này cho chủ thấy rủi ro được kiểm soát, dễ đồng ý hơn một đề xuất "cắt giảm tồn kho".
Nhờ AI viết nháp phần nhận xét được, nhưng yêu cầu rõ: không dùng thuật ngữ, mỗi nhận xét kèm số tiền và số ngày, ghi rõ nhận xét nào là suy đoán. Rồi tự đọc lại với hiểu biết thực tế của bạn về kho: có mặt hàng nào số liệu cho thấy bán chậm nhưng thật ra là hàng dự trữ cho công trình đã ký hợp đồng không? Những ngữ cảnh như vậy AI không thể biết nếu bạn không ghi.
Câu hỏi thường gặp
Vòng quay hàng tồn kho bao nhiêu là tốt?
Không có con số chung. Hàng tươi sống quay rất nhanh, vật liệu xây dựng và thiết bị quay chậm hơn nhiều. So với chính cửa hàng mình qua các kỳ, và so giữa các nhóm hàng, có ích hơn so với một ngưỡng chung của ngành mà bạn không biết cách tính.
Số ngày tồn kho nên tính theo 365 hay 360 ngày?
Cả hai cách đều gặp. Điều quan trọng là dùng nhất quán giữa các kỳ và ghi rõ trong báo cáo. Chênh lệch giữa hai cách nhỏ, không làm đổi kết luận về nhóm hàng nào nhanh, nhóm nào chậm.
Cửa hàng không có số tồn kho cuối mỗi tháng thì tính thế nào?
Có thể dùng trung bình của tồn đầu kỳ và cuối kỳ, nhưng nên ghi chú rằng con số có thể lệch nếu giữa kỳ có đợt nhập dồn. Về lâu dài, nên chốt số tồn cuối mỗi tháng từ phần mềm hoặc qua kiểm kê định kỳ.
Có nên đưa toàn bộ báo cáo kho cho chatbot không?
Chỉ đưa các cột cần cho phép tính, bỏ tên nhà cung cấp, giá nhập theo hợp đồng riêng và thông tin khách sỉ. Nếu giá vốn là bí mật, nhân mọi cột tiền với một hệ số chỉ bạn biết; tỉ lệ vẫn đúng mà con số thật không lộ.
Vòng quay tăng có phải lúc nào cũng là tin tốt?
Không hẳn. Vòng quay có thể tăng vì kho bị bỏ đói, hàng hết liên tục và khách bỏ đi. Luôn đọc cùng tỉ lệ hết hàng hoặc ghi nhận khách hỏi mà không có hàng trước khi kết luận.
AI có tự đề xuất nên nhập bao nhiêu hàng được không?
AI có thể gợi ý dựa trên lịch sử bán, nhưng lượng nhập còn phụ thuộc thời gian giao của nhà cung cấp, mức hàng an toàn và kế hoạch bán. Phần dự báo nhu cầu trên trang có bài riêng; ở đây nên dùng AI để đọc và giải thích số, quyết định nhập vẫn do người.