Phân tích ABC là cách xếp toàn bộ mặt hàng theo mức đóng góp, rồi chia thành ba nhóm: nhóm A gánh phần lớn doanh thu, nhóm C chiếm nhiều chỗ trên kệ nhưng đóng góp rất ít, nhóm B ở giữa. Đây là một trong những phép phân tích bán hàng cũ nhất và vẫn hữu ích nhất, vì nó trả lời câu hỏi mà chủ cửa hàng nào cũng có: nên dồn sức vào mặt hàng nào.
Trợ lý AI làm phần tính toán rất nhanh, nhưng phần khó nằm ở chỗ khác: xếp theo tiêu chí gì, đặt ngưỡng ra sao, và nhận ra mặt hàng nhóm C nào không được phép cắt. Bài này đi qua từng chỗ đó, với ví dụ giả định của một cửa hàng tạp hoá khoảng ba trăm mã hàng.
ABC nói bằng ví dụ một cửa hàng tạp hoá
Lấy doanh thu ba tháng của từng mã hàng, sắp từ cao xuống thấp, rồi cộng dồn phần trăm. Mã đầu tiên có thể chiếm tám phần trăm tổng doanh thu, cộng thêm mã thứ hai thành mười lăm phần trăm, và cứ thế. Ở cửa hàng giả định của chúng ta, khi cộng tới khoảng bốn mươi mã thì đã đạt bảy mươi phần trăm doanh thu. Bốn mươi mã đó là nhóm A. Khoảng tám mươi mã tiếp theo mang thêm hai mươi phần trăm, đó là nhóm B. Gần hai trăm mã còn lại chỉ góp mười phần trăm, đó là nhóm C.
Kiểu phân bố lệch này rất thường gặp, và người ta hay gọi nôm na là quy tắc tám mươi hai mươi. Nhưng đừng coi tỉ lệ đó là luật. Có cửa hàng mười mã đã chiếm nửa doanh thu, có cửa hàng phân bố đều hơn nhiều. Ngưỡng bảy mươi, hai mươi, mười ở trên cũng chỉ là một lựa chọn phổ biến; nhiều nơi dùng tám mươi, mười lăm, năm. Điều quan trọng là chọn một ngưỡng, ghi lại, và dùng nhất quán qua các kỳ để còn so sánh được.
Giá trị thật của ABC không nằm ở ba chữ cái mà ở việc bạn nhìn thấy độ tập trung. Nếu nhóm A rất nhỏ, cửa hàng phụ thuộc vào vài mặt hàng, hết hàng một mã là mất một mảng doanh thu. Nếu nhóm C rất lớn, có thể bạn đang giữ quá nhiều mã không ai mua, chiếm vốn và chiếm chỗ. Cả hai đều là thông tin để ra quyết định, không phải để tự hào hay lo lắng.
Xếp theo doanh thu, số lượng hay lợi nhuận gộp
Cùng một bảng hàng, xếp theo ba tiêu chí khác nhau sẽ cho ba danh sách nhóm A khác nhau. Mỗi danh sách trả lời một câu hỏi riêng, vì vậy khi nhờ AI, hãy nói rõ bạn đang hỏi câu nào.
| Tiêu chí xếp | Câu hỏi trả lời | Dùng để | Lưu ý |
|---|---|---|---|
| Doanh thu | Mặt hàng nào mang nhiều tiền vào quầy nhất | Ưu tiên không để hết hàng, đặt vị trí dễ thấy | Hàng giá cao bán ít vẫn có thể vào nhóm A |
| Số lượng bán | Mặt hàng nào khách cầm lên nhiều nhất | Bố trí kệ, tính sức chứa, xếp thứ tự nhập hàng | Hàng rẻ bán nhiều chiếm nhóm A dù đóng góp tiền ít |
| Lợi nhuận gộp | Mặt hàng nào thật sự nuôi cửa hàng | Quyết định khuyến mãi, đàm phán giá nhập | Cần giá vốn chính xác; giá vốn sai thì cả bảng sai |
| Số đơn có mặt hàng | Mặt hàng nào kéo khách đến | Nhận ra hàng giữ khách dù lãi thấp | Cần dữ liệu từng đơn, không chỉ tổng theo mã |
Một cách làm hay là yêu cầu AI xếp theo hai tiêu chí rồi ghép thành bảng chéo, ví dụ nhóm theo doanh thu và nhóm theo lợi nhuận gộp. Ô "A doanh thu, C lợi nhuận" là những mặt hàng bán nhiều mà gần như không lãi, đáng xem lại giá. Ô "C doanh thu, A lợi nhuận" hiếm nhưng có, thường là hàng biên lãi cao chưa được trưng bày đúng chỗ.
Lưu ý về giá vốn: nếu giá nhập biến động, hãy thống nhất cách tính trước khi phân tích, và nhờ kế toán xác nhận. Đây không phải phần AI có thể đoán thay bạn.
Câu lệnh mẫu để AI chia nhóm ABC
Bảng cần có ít nhất mã hàng, tên hàng hoặc nhóm hàng, số lượng bán, doanh thu, và nếu được thì giá vốn trong cùng kỳ. Không cần thông tin khách hàng cho bài toán này, nên nếu bảng xuất ra có cột khách thì xoá trước. Giá nhập riêng với từng nhà cung cấp là bí mật kinh doanh; có thể thay tên nhà cung cấp bằng mã. Các bước:
- "Tệp đính kèm là doanh số ba tháng của một cửa hàng tạp hoá, mỗi dòng một mã hàng. Đọc tệp, báo số mã hàng, tổng doanh thu, tổng số lượng. Chưa phân tích."
- Đối chiếu tổng doanh thu AI báo với báo cáo của phần mềm bán hàng trong cùng kỳ.
- "Sắp các mã theo doanh thu giảm dần, tính phần trăm cộng dồn. Chia nhóm A cho các mã tới bảy mươi phần trăm cộng dồn, B tới chín mươi phần trăm, còn lại là C. Báo số mã và phần trăm doanh thu của mỗi nhóm."
- "Làm lại với tiêu chí lợi nhuận gộp, bằng doanh thu trừ giá vốn. Lập bảng chéo ba nhân ba giữa nhóm theo doanh thu và nhóm theo lợi nhuận gộp, ghi số mã trong mỗi ô."
- "Liệt kê các mã thuộc nhóm C theo cả hai tiêu chí. Với mỗi mã, cho biết số tuần trong kỳ có bán được ít nhất một đơn vị."
- "Nêu năm điều đáng chú ý từ các bảng trên, mỗi điều kèm con số. Không đề xuất bỏ mã hàng nào; chỉ đánh dấu mã cần người quản lý xem lại."
Câu cuối có chủ ý: quyết định bỏ hay giữ một mặt hàng cần những thông tin AI không có, như mặt hàng đó có phải hàng khách quen hỏi, có hợp đồng tối thiểu với nhà cung cấp, hay có đang chuẩn bị vào mùa.
Những mặt hàng nhóm C không được cắt vội
Hàng vừa hết hàng giữa kỳ. Một mã bán rất chạy nhưng hết hàng ba tuần trong kỳ sẽ trông như hàng bán chậm. Đây là bẫy phổ biến nhất. Hỏi AI số ngày có bán của từng mã, hoặc tự đối chiếu với sổ nhập, để phân biệt "không ai mua" với "không có để bán".
Hàng mới về. Mã nhập về cuối kỳ chưa có đủ thời gian để bán. Nên tách hàng mới, chẳng hạn dưới tám tuần, ra khỏi bảng xếp hạng chung và theo dõi riêng.
Hàng theo mùa. Bánh trung thu, đồ cúng Rằm tháng Bảy, áo mưa, quạt cầm tay đều sẽ nằm nhóm C nếu kỳ phân tích không trùng mùa của chúng. Phân tích ABC theo quý nên ghi rõ quý nào, và hàng mùa nên được so với cùng mùa năm trước.
Hàng giữ khách. Có những thứ ít tiền nhưng khách tìm đến vì nó: một loại gia vị đặc sản, một hãng sữa trẻ em ít nơi có, đá viên của tiệm tạp hoá đầu hẻm. Khách đến mua món nhỏ đó rồi mua thêm món khác. Nếu bỏ, bạn mất cả phần mua kèm. Cách kiểm là xem trong các đơn có mã đó, giá trị trung bình của cả đơn là bao nhiêu, so với đơn không có. Phân tích sâu hơn về các món hay đi cùng nhau có trong bài phân tích giỏ hàng.
Hàng theo hợp đồng hoặc cam kết. Một số mã bạn giữ vì nhà cung cấp yêu cầu đi kèm mã khác, hoặc vì khách sỉ đặt định kỳ. Những thông tin này phải ghi vào bảng thì AI mới biết.
Kết hợp ABC với độ đều đặn của sức bán
ABC cho biết mặt hàng đóng góp bao nhiêu, nhưng không cho biết nó bán đều hay thất thường. Hai mặt hàng cùng nhóm A có thể rất khác nhau: một loại nước suối bán đều mỗi ngày, và một loại bia bán dồn vào cuối tuần và dịp lễ. Cách quản lý hai mặt hàng này không giống nhau, nhất là chuyện giữ bao nhiêu hàng trong kho.
Một cách bổ sung phổ biến là chia thêm theo độ biến động của lượng bán theo tuần, thường gọi là phân tích XYZ: X là bán đều, Y dao động vừa, Z rất thất thường. Bạn có thể nhờ AI tính, cho mỗi mã, lượng bán trung bình mỗi tuần và độ lệch của lượng bán quanh mức trung bình đó, rồi chia ba nhóm theo tỉ số giữa độ lệch và trung bình. Không cần hiểu công thức chi tiết; chỉ cần nhớ tỉ số càng lớn thì mặt hàng càng thất thường.
Ghép ABC với XYZ, bạn có chín ô. Ô AX là hàng chủ lực bán đều, không được để hết và dễ tính lượng nhập. Ô AZ là hàng chủ lực nhưng thất thường, cần theo dõi sát và có thể cần tìm nguyên nhân của những đợt tăng giảm. Ô CZ là hàng ít đóng góp lại thất thường, thường là ứng viên đầu tiên để xem lại. Phần tính lượng tồn kho an toàn cụ thể thuộc nghiệp vụ kho, nằm ngoài phạm vi phân tích bán hàng; ở đây chỉ dùng để đọc ra đặc tính của từng nhóm.
Mỗi nhóm một kiểu quyết định
Sau khi có nhóm, đừng để bảng nằm im trong thư mục. Gợi ý dưới đây là điểm xuất phát, bạn điều chỉnh theo ngành:
- Nhóm A: không bao giờ để hết hàng; đặt ở vị trí dễ lấy; theo dõi hằng tuần; đàm phán giá nhập kỹ nhất vì mỗi phần trăm tiết kiệm được nhân với lượng bán lớn.
- Nhóm B: theo dõi hằng tháng; thử trưng bày hoặc gợi ý bán kèm để đẩy một số mã lên nhóm A; thường là nơi có nhiều cơ hội cải thiện nhất.
- Nhóm C: rà theo quý; với từng mã, trả lời câu hỏi "có lý do gì để giữ không" dựa trên danh sách ngoại lệ ở mục trên; mã không có lý do thì giảm lượng nhập, ngừng nhập lại khi hết, hoặc gom thành một góc xả hàng.
- Bảng chéo lợi nhuận: mã bán nhiều mà lãi mỏng thì xem lại giá bán hoặc giá nhập; mã lãi tốt mà bán ít thì thử đổi vị trí trưng bày trước khi kết luận.
- Hàng mới: theo dõi riêng trong tám đến mười hai tuần đầu, sau đó mới đưa vào bảng chung.
Khi trình bày kết quả cho người cùng quản lý hay nhân viên kho, yêu cầu AI viết phần tóm tắt dưới một trăm chữ, nêu số mã mỗi nhóm, phần trăm doanh thu, và ba mã cần quyết định sớm nhất. Danh sách dài chi tiết để ở phụ lục.
Lặp lại phân tích và theo dõi sự dịch chuyển giữa các nhóm
Một bảng ABC đơn lẻ chỉ là ảnh chụp. Giá trị tăng lên khi bạn làm đều đặn, chẳng hạn mỗi quý, và so sự dịch chuyển: mã nào từ A rơi xuống B, mã nào từ C leo lên B. Một mã nhóm A trượt dần qua ba quý là dấu hiệu khách đang chuyển sang lựa chọn khác, có thể vì giá, vì đối thủ gần đó, hoặc vì thói quen tiêu dùng đổi. Phát hiện sớm cho bạn thời gian phản ứng.
Để so được giữa các quý, giữ nguyên ngưỡng chia nhóm và giữ nguyên tiêu chí. Nếu đổi mã hàng trong phần mềm, ví dụ cùng một sản phẩm đổi quy cách đóng gói và được tạo mã mới, hãy ghi lại bảng nối mã cũ với mã mới, nếu không AI sẽ coi đó là một mặt hàng biến mất và một mặt hàng mới xuất hiện.
Bạn có thể nhờ AI lập một bảng dịch chuyển: hàng là nhóm quý trước, cột là nhóm quý này, mỗi ô là số mã. Đường chéo càng đậm thì danh mục càng ổn định. Những ô ngoài đường chéo là danh sách việc cần xem trong buổi họp quý. Cách trình bày này ngắn, dễ hiểu với người không quen đọc số, và mỗi con số trong bảng đều mở ra được danh sách mã cụ thể.
Câu hỏi thường gặp
Cửa hàng chỉ có vài chục mặt hàng thì có cần phân tích ABC không?
Vẫn có ích nhưng đơn giản hơn nhiều. Với vài chục mã, bạn chỉ cần sắp theo doanh thu và lợi nhuận gộp, đọc thẳng danh sách. Việc chia nhóm có giá trị rõ nhất khi số mã lên tới hàng trăm và không thể nhớ hết bằng đầu.
Ngưỡng chia nhóm A, B, C nên đặt bao nhiêu?
Không có ngưỡng đúng duy nhất. Bảy mươi, hai mươi, mười và tám mươi, mười lăm, năm phần trăm doanh thu cộng dồn đều phổ biến. Chọn một ngưỡng phù hợp với số mã của bạn, ghi lại và dùng nhất quán qua các kỳ để còn so sánh.
Kỳ phân tích nên dài bao lâu?
Ba tháng là mức thường dùng cho cửa hàng bán lẻ, đủ dài để giảm nhiễu và đủ ngắn để phản ánh hiện tại. Với hàng theo mùa, nên so cùng quý năm trước. Kỳ một tháng dễ bị lệch bởi ngày lễ hoặc đợt hết hàng.
AI có thể tự quyết định bỏ mặt hàng nào không?
Không nên. AI chỉ thấy số trong bảng, không biết mặt hàng nào giữ khách, nào theo hợp đồng, nào sắp vào mùa. AI chỉ nên đánh dấu danh sách cần xem lại, còn quyết định giữ hay bỏ là của người quản lý.
Không có giá vốn chính xác thì có phân tích được không?
Vẫn chia nhóm theo doanh thu và số lượng được. Phần theo lợi nhuận gộp thì cần giá vốn; nếu chỉ có giá ước tính, ghi rõ trong báo cáo là ước tính và tránh ra quyết định giá bán chỉ dựa vào đó.
Đưa bảng doanh số theo mã hàng lên AI có lộ bí mật kinh doanh không?
Bảng doanh số và giá vốn là thông tin nhạy cảm. Nên thay tên nhà cung cấp bằng mã, bỏ cột khách hàng, dùng tài khoản công ty với tuỳ chọn không dùng dữ liệu để huấn luyện, và chỉ tải lên đúng các cột cần cho phép tính.