Lập kịch bản là dự báo doanh số theo ba câu chuyện khác nhau về tương lai — tốt, cơ sở và xấu — mỗi câu chuyện dựa trên một bộ giả định cụ thể về những yếu tố bạn không kiểm soát được. Cách này hữu ích khi tương lai có những biến số lớn mà số liệu quá khứ không đủ để dự báo, như mùa du lịch năm nay đông hay vắng, một tuyến đường sắp sửa có ảnh hưởng tới lượng khách hay không.
Giá trị của kịch bản không nằm ở ba con số, mà ở chỗ mỗi kịch bản đi kèm dấu hiệu nhận biết sớm và việc cần làm khi nó xảy ra. Bài này hướng dẫn cách xây ba kịch bản cho doanh số quý tới với trợ lý AI, ví dụ giả định của một quán cà phê ven biển, và những sai lầm khiến kịch bản thành hình thức. Phân tích độ nhạy của chi phí và lợi nhuận thuộc danh mục chi phí; ở đây tập trung vào phía doanh số và nhu cầu.
Kịch bản khác khoảng dự báo ở chỗ nào
Khoảng dự báo trả lời câu hỏi: nếu mọi thứ vận hành như trước, thực tế dao động trong vùng nào. Nó được tính từ sai số quá khứ và rất hợp khi tương lai giống quá khứ. Kịch bản trả lời câu hỏi khác: nếu một điều cụ thể xảy ra, ví dụ lượng khách du lịch giảm mạnh vì thời tiết xấu kéo dài, thì doanh số sẽ ra sao. Nó dựa trên giả định về nguyên nhân, không chỉ dựa trên dao động thống kê.
Vì vậy hai công cụ bổ sung cho nhau. Khi tháng tới giống mọi tháng, khoảng dự báo là đủ. Khi quý tới có những biến số lớn chưa từng xảy ra hoặc hiếm khi xảy ra, ví dụ mở thêm kênh bán online, một đối thủ lớn sắp khai trương, hay một công trình làm đường kéo dài trước cửa, thì nên lập kịch bản. Sai số quá khứ không biết gì về những chuyện này.
Một khác biệt nữa: kịch bản không phải để đoán đúng. Ít khi thực tế khớp đúng một trong ba kịch bản. Mục đích là chuẩn bị trước, để khi những dấu hiệu đầu tiên xuất hiện, bạn đã biết cần làm gì thay vì phải nghĩ từ đầu trong lúc gấp. Doanh nghiệp nhỏ thường thua không phải vì tình huống xấu xảy ra, mà vì phản ứng chậm khi nó xảy ra.
Chọn hai, ba yếu tố bất định quan trọng nhất
Liệt kê mọi thứ có thể làm doanh số quý tới lệch xa. Lượng khách, giá trị mỗi đơn, số ngày mở cửa, thời tiết, đối thủ, giá nguyên liệu kéo theo giá bán, công trình xung quanh, thay đổi của nền tảng bán online. Danh sách đầu tiên thường dài mười mấy mục.
Giữ lại những yếu tố vừa bất định vừa có tác động lớn. Yếu tố tác động lớn nhưng gần như chắc chắn (ví dụ quý tới có Tết) thì đưa thẳng vào dự báo cơ sở, không cần kịch bản. Yếu tố bất định nhưng tác động nhỏ thì bỏ qua. Thường chỉ còn hai đến ba yếu tố.
Phân tách doanh số thành các thành phần dễ suy nghĩ. Doanh số bằng lượt khách nhân giá trị trung bình mỗi khách nhân số ngày bán. Suy nghĩ về từng thành phần dễ hơn suy nghĩ về tổng: bạn có thể hình dung lượt khách giảm một phần ba khi mưa nhiều, nhưng khó hình dung doanh số tổng giảm bao nhiêu.
Không để AI tự chọn yếu tố. Trợ lý AI có thể gợi ý danh sách yếu tố chung, nhưng chỉ bạn biết điều gì thật sự đang lơ lửng với cửa hàng mình. Hãy đưa danh sách của bạn và hỏi AI còn thiếu gì, thay vì hỏi AI nên lo gì.
Xây ba kịch bản từng bước
Quy trình dưới đây làm được trong một buổi, với một bảng tính và trợ lý AI. Giữ mọi con số ở mức tổng hợp; không cần đưa lên danh sách khách hay giá vốn chi tiết.
- Lập dự báo cơ sở bằng phương pháp quen dùng (cùng kỳ điều chỉnh, xu hướng cộng mùa vụ), coi như mọi thứ diễn ra bình thường.
- Với mỗi yếu tố bất định đã chọn, viết một câu mô tả tình huống xấu hợp lý và một câu mô tả tình huống tốt hợp lý. "Hợp lý" nghĩa là đã từng xảy ra ở cửa hàng mình hoặc ở cửa hàng tương tự, không phải thảm hoạ hiếm có.
- Đổi mỗi câu mô tả thành con số cho từng thành phần doanh số. Ví dụ mưa kéo dài thì lượt khách tại chỗ giảm khoảng một phần tư, giá trị mỗi khách gần như giữ nguyên.
- Ghép các yếu tố theo cách có nghĩa: kịch bản xấu gồm những điều xấu có thể xảy ra cùng nhau, không nhất thiết mọi điều xấu cùng lúc.
- Tính doanh số của ba kịch bản và ghi rõ giả định của từng kịch bản trong một hai câu.
- Với mỗi kịch bản, viết ra dấu hiệu sớm nhận biết nó đang xảy ra và việc cần làm. Đây là bước làm nên giá trị của cả bài tập.
Bước bốn cần cẩn thận: nếu bạn ghép mọi điều xấu nhất của mọi yếu tố lại, kịch bản xấu sẽ xấu tới mức không bao giờ xảy ra và không ai chuẩn bị cho nó nghiêm túc. Ngược lại, kịch bản xấu nhẹ quá thì không giúp gì. Câu hỏi để tự kiểm: trong năm năm qua, đã có quý nào gần với kịch bản xấu này chưa.
Ví dụ giả định: quán cà phê ven biển lập kịch bản cho quý tới
Ví dụ giả định một quán cà phê ven biển ở Khánh Hòa, khách chủ yếu là khách du lịch và người địa phương cuối tuần. Hai yếu tố bất định chính là lượng khách du lịch và thời tiết. Doanh số tính bằng lượt khách mỗi ngày nhân giá trị mỗi khách nhân số ngày mở cửa.
| Thành phần | Kịch bản xấu | Kịch bản cơ sở | Kịch bản tốt |
|---|---|---|---|
| Lượt khách mỗi ngày | 120 (khách du lịch giảm, mưa nhiều) | 160 (giống cùng kỳ năm ngoái cộng mức tăng gần đây) | 190 (mùa khách đến sớm, ít mưa) |
| Giá trị mỗi khách (nghìn đồng) | 45 (khách gọi ít món hơn) | 50 | 52 |
| Số ngày mở cửa | 88 (nghỉ hai ngày vì bão) | 90 | 90 |
| Doanh số quý (triệu đồng, làm tròn) | khoảng 475 | khoảng 720 | khoảng 890 |
Khoảng cách giữa kịch bản xấu và cơ sở lớn hơn nhiều so với khoảng cách giữa cơ sở và tốt. Đây là hình dạng thường gặp với quán phụ thuộc khách du lịch: phía trên bị giới hạn bởi sức chứa của quán, phía dưới thì không có giới hạn tương tự. Kịch bản đối xứng kiểu cộng trừ 20% sẽ che mất sự thật này.
Với kịch bản xấu, doanh số chỉ còn khoảng hai phần ba kịch bản cơ sở. Chủ quán cần biết với mức đó quán có đủ trả chi phí cố định không; phần tính chi phí và hoà vốn thuộc danh mục chi phí, nhưng con số doanh số kịch bản xấu là đầu vào cho nó.
Dấu hiệu sớm và việc làm sẵn cho từng kịch bản
Kịch bản chỉ có ích khi gắn với hành động. Với ví dụ quán cà phê ở trên, chủ quán viết ra những dòng sau trước khi quý bắt đầu.
- Dấu hiệu kịch bản xấu: hai tuần đầu quý lượt khách trung bình dưới 135 mỗi ngày dù thời tiết đẹp; các khách sạn quanh khu vực treo phòng trống nhiều hơn thường lệ; dự báo thời tiết có áp thấp kéo dài.
- Việc làm khi dấu hiệu xấu xuất hiện: giảm nhập nguyên liệu tươi về mức tuần; xếp ca theo mức khách thấp; đẩy mạnh bán mang về và giao hàng cho người địa phương; hoãn khoản mua sắm thiết bị chưa gấp.
- Dấu hiệu kịch bản tốt: lượt khách hai tuần đầu trên 180 mỗi ngày; giờ cao điểm thường xuyên hết chỗ; khách phải chờ bàn.
- Việc làm khi dấu hiệu tốt xuất hiện: gọi thêm người thời vụ đã liên hệ sẵn; nâng mức nhập hàng khô; cân nhắc mở thêm khu ngồi ngoài trời nếu được phép.
- Mốc xem lại: cuối tuần thứ hai và cuối tháng đầu của quý, so lượt khách thực tế với ba kịch bản và quyết định đang đi theo hướng nào.
Lưu ý các dấu hiệu đều là thứ đo được trong vài tuần đầu, không phải thứ chỉ biết khi hết quý. Một dấu hiệu chỉ xuất hiện khi mọi chuyện đã rồi thì không còn là dấu hiệu sớm.
Câu lệnh mẫu và chỗ AI hay làm hời hợt
Đưa cho AI bảng doanh số tổng hợp theo tháng hoặc theo tuần, mô tả cửa hàng và các yếu tố bất định bạn đã chọn. Không cần thông tin khách hàng hay nhân viên.
- "Đây là doanh số theo tuần hai năm qua của một quán cà phê ven biển, khách chủ yếu là du lịch. Lập dự báo cơ sở cho quý tới, tách thành lượt khách, giá trị mỗi khách, số ngày mở cửa."
- "Hai yếu tố bất định chính là lượng khách du lịch và thời tiết. Từ số liệu hai năm, tìm những tuần hoặc tháng có lượt khách thấp nhất và cao nhất bất thường, và cho biết các thành phần thay đổi bao nhiêu trong những lúc đó."
- "Dựa trên các mức thay đổi đã xảy ra thật đó, lập kịch bản xấu và tốt. Không dùng tỉ lệ đối xứng cộng trừ cố định. Ghi rõ giả định từng kịch bản."
- "Đề xuất ba dấu hiệu sớm đo được trong hai tuần đầu quý để nhận biết đang đi theo kịch bản nào."
Chỗ AI hay hời hợt nhất là làm kịch bản đối xứng: tốt cộng 15%, xấu trừ 15%, không dựa trên gì cụ thể. Câu lệnh thứ hai và thứ ba buộc nó dựa trên những lần thay đổi thật trong số liệu của bạn. Nếu số liệu chưa có lần nào xấu như bạn lo, hãy tự đặt giả định và ghi rõ đó là giả định của bạn.
Những sai lầm làm kịch bản thành hình thức
Kịch bản xấu không đủ xấu. Nhiều người ngại viết ra kịch bản xấu thật sự vì sợ bị coi là bi quan. Kết quả là kịch bản xấu chỉ thấp hơn cơ sở vài phần trăm, và khi tình huống xấu thật xảy ra thì không có gì được chuẩn bị.
Quá nhiều kịch bản. Năm sáu kịch bản với các tổ hợp khác nhau làm người đọc rối và không ai nhớ được việc cần làm. Ba kịch bản thường là đủ cho doanh nghiệp nhỏ.
Gán xác suất bừa. Ghi kịch bản xấu 20%, cơ sở 60%, tốt 20% mà không có căn cứ tạo ra cảm giác chính xác giả. Nếu không có căn cứ, chỉ cần nói kịch bản nào bạn thấy nhiều khả năng hơn và vì sao.
Lập xong rồi cất đi. Kịch bản chỉ có ích khi được đem ra so với thực tế ở các mốc xem lại. Ghi mốc vào lịch ngay khi lập.
Câu hỏi thường gặp
Kịch bản cơ sở có phải là dự báo đáng tin nhất không?
Thường là vậy, nhưng không bắt buộc. Kịch bản cơ sở là tình huống mọi thứ diễn ra như bình thường. Nếu bạn có lý do rõ ràng để tin quý tới sẽ khác bình thường, ví dụ đã biết chắc có công trình kéo dài trước cửa, thì nên điều chỉnh kịch bản cơ sở theo đó.
Có nên lập kịch bản cho từng tháng hay chỉ cho cả quý?
Với doanh nghiệp nhỏ, lập cho cả quý nhưng chia số theo tháng là đủ. Lập kịch bản quá chi tiết theo tuần tốn nhiều công mà ít giá trị thêm. Phần theo dõi theo tuần nên dành cho việc so dấu hiệu sớm với thực tế.
Kịch bản có dùng để xin vay vốn được không?
Kịch bản giúp bạn trình bày kế hoạch có cân nhắc rủi ro, điều mà người cho vay thường đánh giá cao. Tuy nhiên yêu cầu hồ sơ của từng nơi khác nhau, và bài này không tư vấn tài chính. Bạn nên hỏi trực tiếp nơi cho vay và người làm kế toán về mẫu và số liệu cần có.
Làm sao biết kịch bản xấu đã đủ xấu?
So với những lần tệ nhất đã xảy ra với cửa hàng mình hoặc cửa hàng tương tự trong vài năm qua. Kịch bản xấu nên gần với những lần đó. Nếu chưa từng có lần nào tệ, hỏi những người cùng nghề lâu năm trong khu vực về những mùa khó khăn họ đã trải qua.
Có cần cập nhật kịch bản giữa quý không?
Nên cập nhật khi có thông tin mới làm thay đổi giả định, ví dụ một sự kiện lớn được công bố hoặc thời tiết diễn biến khác dự kiến. Không cần lập lại toàn bộ, chỉ sửa giả định bị ảnh hưởng và tính lại số. Ghi lại thay đổi để cuối quý rút kinh nghiệm.